Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů
spolku Klika – education hub z. s.

Klika – education hub z. s., se sídlem Školní 385/4, Liberec 5, 460 01 IČO: 22675281, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem (dále jen „Správce“), prohlašuje, že veškeré osobní údaje zpracovává v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a platnými právními předpisy ČR.

Tento dokument slouží ke splnění informační povinnosti a vysvětluje, jaké údaje sbíráme, proč tak činíme, jak s nimi nakládáme a jaká jsou Vaše práva.

I. Jaké osobní údaje zpracováváme?

V závislosti na typu aktivity (tábory, kroužky, víkendy, workshopy, preventivní programy) zpracováváme tyto kategorie údajů:

  • Identifikační údaje účastníka a rodiče: Jméno, příjmení, datum narození / rodné číslo (pouze je-li vyžadováno poskytovatelem dotací či zákonem), adresa trvalého bydliště.
  • Kontaktní údaje: E-mailová adresa, telefonní číslo zákonného zástupce.
  • Citlivé osobní údaje (údaje o zdravotním stavu): Informace o zdravotní způsobilosti, alergiích, užívaných lécích, omezeních a prohlášení o bezinfekčnosti (nezbytné u pobytových akcí a táborů).
  • Fakturační údaje: Bankovní spojení, údaje o platbách.
  • Multimediální data: Fotografie a videonahrávky z akcí.

II. Právní důvody a účely zpracování údajů

Vaše údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu na základě těchto právních titulů:

  • Plnění smlouvy (přihláška na akci): Údaje potřebujeme k přijetí přihlášky, organizaci akce, komunikaci s Vámi a zajištění samotného programu kroužku, tábora či workshopu.
  • Splnění právní povinnosti: U pobytových akcí pro děti zpracováváme zdravotní údaje na základě zákona o ochraně veřejného zdraví. Fakturační údaje a přihlášky uchováváme pro plnění povinností podle zákona o účetnictví a daňových předpisů. U akcí financovaných z dotací (např. Šablony pro školy, krajské dotace) zpracováváme údaje účastníků pro doložení realizace projektu poskytovateli dotačního titulu.
  • Oprávněný zájem Správce: Zasílání obchodních sdělení (newsletterů s nabídkou obdobných akcí) stávajícím klientům a pořizování běžných reportážních fotografií ilustrujících činnost spolku. Proti tomuto zpracování můžete podat námitku.
  • Váš dobrovolný souhlas: Využíváme pro zveřejňování adresných portrétních fotografií/videí dětí a dospělých pro marketingové účely na webu a sociálních sítích, nebo pro přímý marketing vůči neklientům.

III. Doba uchování osobních údajů

Údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Organizační údaje k akcím, po dobu trvání akce a následně po dobu 3 let pro případné řešení reklamací či právních nároků. Údaje o zdravotním stavu (bezinfekčnost, posudky) likvidujeme bezodkladně po skončení akce, nejpozději však do 6 měsíců od jejího končení (pokud zvláštní předpis neukládá jinak). Účetní a dotační dokumentace, chováváme po dobu stanovenou zákonem o účetnictví (5 let) nebo dotačními podmínkami poskytovatele (zpravidla 10 let od ukončení projektu). Údaje zpracovávané na základě souhlasu po dobu 5 let, nebo do momentu, než souhlas odvoláte.

IV. Kdo má k údajům přístup?

Osobní údaje držíme v bezpečí. Přístup k nim mají pouze pověření členové spolku, vedoucí kroužků, lektoři a zdravotníci konkrétních akcí. Data v nezbytně nutném rozsahu předáváme těmto třetím stranám:

  • Poskytovatelům technických řešení: Provozovatel klientského centra a webového hostingu.
  • Smluvním partnerům pro realizaci akce: Externí dopravci (autobusová doprava), ubytovací zařízení, externí instruktoři.
  • Orgánům veřejné moci: Poskytovatelé dotací (při kontrole), Krajská hygienická stanice či zdravotnická zařízení (v krizových situacích).
  • Externí účetní: Pro účely zpracování účetnictví.

V případě, že pro školu zajišťujeme preventivní programy nebo školní pobyty, vystupuje náš spolek v roli zpracovatele a osobní údaje dětí zpracováváme výhradně na základě pokynů dané školy (správce údajů).

5. Vaše práva v souvislosti s GDPR

Podle nařízení GDPR máte vůči našemu spolku tato práva:

  • Právo na přístup k Vaším osobním údajům a právo získat jejich kopii.
  • Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
  • Právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud již údaje nejsou potřeba pro účely, pro které byly sbírány, nebo pokud skončila zákonná lhůta pro jejich archivaci.
  • Právo na omezení zpracování v určitých případech.
  • Právo na přenositelnost údajů k jinému správci.
  • Právo kdykoliv odvolat udělený souhlas (se zasíláním newsletterů nebo s foto/video dokumentací), a to písemně nebo e-mailem.
  • Právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.

Pokud se domníváte, že s Vašimi údaji nakládáme v rozporu se zákonem, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

VI. Jak nás kontaktovat?

S jakýmikoliv dotazy nebo žádostmi ohledně ochrany osobních údajů se na nás můžete obrátit:

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 1. 8. 2026